Comment adhérer à la Démarche Excellence ?
1. Candidature
Après avoir pris connaissance des conditions d’adhésion*, l’entreprise candidate en adressant à L'Agence Savoie Mont Blanc le formulaire de candidature "entreprise" par courrier ou par mail :
L'Agence Savoie Mont Blanc
Service Démarche d’Excellence
20 Avenue du Parmelan – BP 348
74012 Annecy Cedex
* Pour candidater à Savoie Mont Blanc Excellence, l’entreprise doit avoir un exercice comptable clôturé.
À savoir
L'entreprise de production peut également candidater à Savoie Mont Blanc Sélection en remplissant le formulaire de candidature "produit"
- Les produits proposés (agricoles, agroalimentaires, artisanaux ou industriels) doivent être totalement élaborés et conditionnés dans les départements de Savoie ou de Haute-Savoie.
- Pour les produits sous signes officiels de qualité AOP et IGP (Fromages, Vins, Pommes et Poires), c’est le référentiel détenu par l’ODG qui fait foi. Aucun complément technique ni contrôle supplémentaire n’est demandé pour cette typologie de produits.
2. Autoévaluation
L’autoévaluation n’est pas obligatoire, mais offre un gain de temps et un meilleur échange avec l’auditeur lors de l’audit de l’entreprise. Elle consiste à remplir un tableau reprenant les trente critères basés sur les six valeurs socles de Savoie Mont Blanc Excellence.
La démarche étant multisectorielle, les réponses peuvent être nuancées selon les secteurs d’activité ou la taille de l’entreprise. Une colonne « explication du critère » permet à l’entreprise de mieux comprendre les éléments demandés pour respecter le critère. Aucun critère n’est discriminant, ceux non atteints ou partiellement remplis donneront lieu à la définition avec l’auditeur d’un plan de progrès.
3. Audit
Après réception du formulaire de candidature, l’entreprise conviendra avec un des auditeurs de L'Agence Savoie Mont Blanc d’une date d’audit.
D’une durée d’environ ½ journée au sein de l’entreprise, l’audit a pour objectif d’analyser et de vérifier si l’entreprise répond aux critères pour prétendre à l’obtention de la marque Savoie Mont Blanc Excellence.
Le rendez-vous d’audit démarre par une visite de l’entreprise. Il se poursuit par un entretien sous forme de dialogue ouvert entre l’auditeur et l’audité permettant de faire un état des lieux des pratiques de l’entreprise pour chacun des critères. Tous les critères sont abordés sans exception.
Si l’entreprise n’est pas concernée par un des critères (exemple : employés saisonniers), ce dernier sera annoté par l’inscription NA pour « non applicable ».
Pour certains critères, l’auditeur peut être amené à solliciter auprès de l’audité des preuves tangibles : l’analyse documentaire permettant de se baser sur des faits avérés.
Les sujets abordés le sont en toute confidentialité et sans aucun jugement de valeur ou d’a priori, l’objectif étant de faire progresser l’entreprise dans le partage des valeurs de la marque Savoie Mont Blanc Excellence.
Chaque critère donne lieu à une annotation de 5 à 1 :
5. Exemplaire - Bonne pratique
4. Parfaitement atteint- Le critère est correctement couvert
3. Partiellement atteint - Actions en cours
2. Pas totalement atteint - Actions insuffisantes
1. Aucune action dans ce sens
Pour les notes inférieures à 3, des pistes d’amélioration doivent être définies.
L’auditeur apporte son aide par des recommandations et des exemples pouvant aider l’entreprise à satisfaire au critère.
La mise en œuvre des actions correctives au sein de l’entreprise donnera lieu à une vérification par tous moyens jugés utiles : demande d’envoi de justificatifs ou preuves de réalisation, nouvel audit…
4. Examen en Commission d'Agrément
La Commission d’Agrément Savoie Mont Blanc Excellence se réunit plusieurs fois par an. Elle a pour missions :
- d’instruire les dossiers de candidature et d’attribuer les agréments Savoie Mont Blanc Excellence et Savoie Mont Blanc Sélection sur délégation du Conseil d’Administration de l'Agence Savoie Mont Blanc,
- de veiller à ce que les documents (référentiels produits, tableau des critères entreprises, plans de contrôles…) soient actualisés et toujours en phase avec les objectifs de la démarche,
- d’habiliter les prestataires ou sous-traitants pour réaliser les contrôles externes,
- de mettre en place les groupes de travail nécessaires à la rédaction de nouveaux référentiels produits et de les valider,
- de vérifier les engagements des entreprises et suivre les procédures nécessaires en cas de non-respect,
- de faire des propositions budgétaires au Conseil d’Administration de L'Agence Savoie Mont Blanc sur les engagements financiers des entreprises : cotisation, coût des contrôles, redevance….
L’audit réalisé au sein de l’entreprise donne lieu à la rédaction d’une fiche de synthèse permettant de mettre en évidence les points positifs et les points d’amélioration pour chacun des critères. Ce rapport est présenté en Commission d’Agrément par le groupe d’auditeurs de L'Agence Savoie Mont Blanc.
Les membres de la Commission analysent le rapport d’audit et prennent la décision de valider ou de refuser l’agrément de l’entreprise à Savoie Mont Blanc Excellence. Ils peuvent émettre, si besoin, « un avis favorable sous réserve » en attente de précisions ou de compléments à fournir par l’entreprise candidate.
La validation des dossiers de candidature et donc l’autorisation d’usage des marques Savoie Mont Blanc Excellence et Savoie Mont Blanc Sélection donne lieu à la signature de Conventions d’Adhésion entre L'Agence Savoie Mont Blanc et l’entreprise candidate.
En cas de refus par la Commission d’Agrément, l’entreprise candidate a le choix entre arrêter la procédure ou mettre en place des mesures correctives afin de répondre aux valeurs de la marque. L’équipe d’auditeurs de L'Agence Savoie Mont Blanc est à disposition des entreprises pour leur apporter soutien et conseils dans cette mise en œuvre.
La fiche de synthèse est envoyée à l’entreprise et sert de document de référence pour la mise en place du plan de progrès.